RPA in der Buchhaltung: Wie sieht die Zukunft im Accounting aus?

Die Automatisierung in der Buchhaltung ist die Zukunft

Die einzige Konstante in jedem Unternehmen ist Veränderung. Kaum eine Abteilung ist in der jüngeren Vergangenheit so sehr davon betroffen wie die Buchhaltung. Beschleunigt durch die Effekte der Coronakrise, hat die Digitalisierung hier einen umfassenden Wandel eingeleitet, dessen Ende noch nicht absehbar ist.

Der treibende Faktor für die Umwälzungen hat einen Namen: Robotic Process Automation, kurz RPA. Er steht für Software, die standardisierte, meist rechnerische Aufgaben im klassischen Accounting übernimmt und selbsttätig ausführt. Das wirft Fragen auf. Was bedeutet die Automatisierung der Buchhaltung für Unternehmen? Wie wirkt sich die zunehmend leistungsfähigere Künstliche Intelligenz (KI) in diesem Metier aus? Und nicht zuletzt: Welchen Einfluss hat RPA auf die Personalpolitik?

Klar ist: Die RPA-Buchhaltung wird zum Standard werden. Und das eher früher als später. Ihr Potenzial zu ignorieren, wäre fahrlässig. Was viele Entscheider bereits wahrnehmen, darf das Accounting nicht verdrängen. Verantwortliche müssen sich dem Wandel stellen und ihre Position im Unternehmen neu definieren. Dieser Change-Prozess ist von vitalem Interesse.

Das zeigt auch eine Studie des Genfer Weltwirtschaftsforums (WEF) „Future of Jobs Report 2023“: Die fortschreitende Digitalisierung bedroht faktisch Arbeitsplätze. In den kommenden fünf Jahren sollen zwar 69 Millionen neue Stellen geschaffen, aber auch 83 Millionen abgebaut werden. Zu den Gewinnern dieser Entwicklung gehören nach Ansicht der Schweizer Stiftung und Lobby-Organisation Jobs mit IT-Hintergrund. Zur Gruppe der Verlierer zählen Sachbearbeiter für Rechnungswesen, Buchhaltung und Lohnbuchhaltung.

Den Wandel unterstreichen weitere Zahlen. 2020 war der globale Robotic-Process-Automation-Markt 1,23 Milliarden US-Dollar gross. 2030 wird er 13,39 Milliarden US-Dollar schwer sein. Das ergibt eine Prognose des Digital-Forschungsunternehmens Transformation Insights. Der Transformationsdruck auf die Buchhaltung wird sich also verstärken.

So funktioniert Robotic Process Automation

Das erwartete Wachstum kommt nicht von ungefähr: RPA-Buchhaltung beschleunigt viele wiederkehrende Geschäftsprozesse erheblich. Zugleich arbeitet sie zuverlässiger und fehlerfreier als menschliches Personal und: sie ist jederzeit verfügbar. Daraus ergeben sich deutliche Zeit- und damit Kostenvorteile. Doch wie arbeitet RPA generell, um diese Vorteile zu erzielen?

RPA-Bots ahmen die menschliche Interaktion auf der Benutzeroberfläche eines IT-Systems nach. Sie können beispielsweise Informationen in Formularen erkennen und eingeben, Cursorsprünge machen oder Schaltflächen anklicken. Ausserdem verarbeiten sie problemlos sehr grosse Datenmengen – über Schnittstellen, auch aus externen Quellen. Unternehmen können massgeschneiderte Bot-Skripte mit Softwarepartnern entwickeln oder universelle RPA-Technologie direkt in ihre Systeme implementieren.

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Hier einige Beispiele für häufige automatisierte Anwendungsfälle und Prozesse:

• Eingabe und Abgleich von Daten
• Quittungsabgleich
• Rechnungen erstellen und versenden
• Spesenabrechnungen
• Forderungsmanagement
• Preisänderungen verfolgen
• Kontenabstimmung
• Transaktionen sortieren
• Datenaufzeichnung und Berichterstattung

Diese und ähnliche Funktionen laufen kontinuierlich im Hintergrund ab. Das Ergebnis ist eine „unsichtbare“ Buchhaltung, auf die sich jederzeit zugreifen lässt.

Die Vorteile von RPA in der Buchhaltung

Die Technologie automatisiert sich wiederholende Prozesse, die normalerweise in Backoffices von Menschen durchgeführt werden. Beispiel Forderungsmanagement: Auf hergebrachte Art müssen Fachkräfte und Sachbearbeiter säumige Kunden ermitteln und auflisten, Risikoprofile erstellen und filtern, Mahnungen aufsetzen, diese versenden und vieles mehr. Das dauert Stunden. Eine RPA gestützte Buchhaltung erledigt das in wenigen Minuten. Doch die Beschleunigungskräfte allein machen nicht ihren Erfolg aus.

Neben erhöhter Effizienz und Produktivität sprechen auch folgende Argumente für eine automatisierte Buchhaltung:>

• Grössere Genauigkeit und Sicherheit: Solange die automatisierten Buchhaltungsprozesse richtig abgebildet und optimiert sind, verringern RPA-Plattformen menschliche Fehler drastisch und verbessern die Datensicherheit. Das begrenzt das Risiko von Informationslecks beim Austausch von einer Plattform zur anderen.>
• >Mehr Zufriedenheit im Team: RPA befreit Mitarbeiter von sich wiederholenden, auf Dauer strapazierenden Aufgaben. Das verschafft Zeit für mehr analytische Tätigkeiten. Die Beschäftigten können sich stärker strategischen Aufgaben und der Kundenbetreuung widmen oder per Weiterbildung ihre Qualifikationen ausbauen. Das erhöht ihre beruflichen Aufstiegspläne und festigt die Mitarbeiterbindung.
• Genauere Analytik: Robotic Process Automation generiert aus ihrer Arbeit heraus eine immense Fülle an Daten. Diese sind unter anderem geeignet, um Geschäftsprozesse zu optimieren sowie strategische Entscheidungen schneller und besser zu treffen.
• Höhere Skalierbarkeit und Agilität: RPAs übernehmen und steuern Kernaufgaben der Buchhaltung jederzeit und unbestechlich – auch in Krisenzeiten. Gut konfiguriert, stören sie weder vorhandene IT-Infrastrukturen noch beeinflussen sie geschäftliche Abläufe negativ. Implementierung und Anpassungen an veränderte Umstände verlangen in der Regel wenig Aufwand. Allerdings erfordern einige komplexe Aufgaben wie das Analysieren der Daten oder das Aktualisieren von Abläufen ein gewisses Mass an Programmierkenntnissen.

Fähigkeiten wie diese machen die Software nicht nur für die Buchhaltung interessant. Auch verwandte Abteilungen machen sie sich zunutze. So verfolgt RPA im Rechnungswesen beispielsweise Zahlungsströme. Und im Controlling unterstützt RPA das Management bei Planung und Gestaltung strategischer Unternehmensprozesse.

Accounting: Es geht um die Existenz

Moderne RPA-Buchhaltung ist sehr leistungsfähig, unterliegt aber noch systembedingten Einschränkungen. Ein Knackpunkt: mangelnde Komplexität. RPA kann bislang nur mit strukturiert organisierten Daten arbeiten, die beispielsweise in standardisierte Vorlagen und Tabellenkalkulationen passen. Fortschrittliche KI kann das aber ändern. Programme wie ChatGPT und seine Nachfolger durchlaufen Lernprozesse, sammeln Erfahrungen und passen sich an unterschiedliche Gegebenheiten an.

Die Folge: Der menschliche Faktor im Accounting verliert weiter an seiner traditionellen Bedeutung. So dürften Arbeitsplätze in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung verschwinden oder deutlich reduziert werden. Auftretende Ausnahmefragen etwa leitet die Künstliche Intelligenz ohne Accounting-Umweg direkt an die entsprechenden Spezialisten weiter.

Ist das Berufsbild Buchhalter damit überflüssig? Nicht zwangsläufig. Es muss sich aber mit der KI arrangieren. Allein schon, weil diese zwar weniger fehleranfällig, aber nicht unfehlbar ist. Bis auf Weiteres erfordern alle von ChatGPT und Co. generierten Buchhaltungsdaten eine Expertenüberprüfung. Auch das Urteilsvermögen von RPA ist nicht frei von falschen Einschätzungen. Die Buchhaltung wird die per Software generierten Ergebnisse überprüfen und in einen Kontext stellen müssen.

Und: Künstliche Intelligenz ist zwar in der Lage, allgemeine Entscheidungen zu treffen und Anweisungen zu geben. Doch ist sie nicht zuverlässig darin, externe Einflussfaktoren wahrzunehmen und einzuschätzen, welche unternehmerische Vorhaben beeinflussen können. Deshalb bleiben menschliche Aufmerksamkeit und Kreativität unverzichtbar.

Die neue Rolle der Buchhaltung

Dennoch wird RPA an Bedeutung gewinnen. Und damit auch die Buchhaltung – wenn sie die Technologie als Chance erkennt! Denn die Abteilung steht mit der technologischen Revolution vor einem disruptiven Rollenwechsel.

Das bisherige Berufsbild: Die Buchhaltung beschafft und validiert in mühsamer Kleinarbeit Finanzdaten. Diese verdichtet sie letztlich zu Kennzahlen fürs Reporting gegenüber der Geschäftsführung. Damit endet gegenwärtig in vielen Unternehmen die Zuständigkeit der Buchhaltung. Das heisst, dass ihre Arbeit im Wesentlichen rückwärtsgewandt ist. Allein damit wird sie ihre Existenzberechtigung nicht mehr begründen können.

Um weiterhin im Spiel zu bleiben, braucht sie ein neues Selbstverständnis – und mehr Selbstbewusstsein. Die Abteilung muss und kann sich vorausschauender aufstellen. Grundlage hierfür kann der Datenschatz sein, den die RPA permanent erschafft. Er verschafft der Buchhaltung einen enormen Wissensvorsprung, den sie analytisch und strategisch einsetzen kann. Macht sie das geschickt, dann wird ihre Expertise bei vielen unternehmerischen Entscheidungen stärker gefragt sein als heute.

Personalsuche: Auf welche Skills kommt es jetzt an?

Was bedeutet diese Entwicklung für die Personalauswahl? Ideal sind künftig Fachkräfte mit grösserem IT-Hintergrund als bisher. Bewerber müssen mit den Möglichkeiten und den Grenzen von RPA in der Buchhaltung vertraut sein. Auch in technischer Hinsicht. Die moderne Buchhaltung braucht Menschen, die Programmiererfahrung mitbringen und stets auf dem neuesten Stand der KI-Entwicklung sein wollen. Ausserdem sollten sie über eine gute Kommunikationsfähigkeit verfügen, um ihre Erkenntnisse adäquat zu vermitteln.

Angesichts des Fachkräftemangels ist die Rekrutierung eine Herausforderung. Kandidaten können sich ihre Arbeitgeber nahezu frei auswählen. Zum Zuge kommt, wer das individuell beste Gesamtpaket aus Gehalt und Benefits schnürt. Das erfordert viele Verhandlungen und zieht den Bewerbungsprozess in die Länge. Mit oft ungewissem Ausgang.

Deshalb kann es sinnvoll sein, vorhandenes Personal für RPA zu qualifizieren. Stichwort: interne oder externe Weiterbildung. Damit entsteht Expertise aus den eigenen Reihen. Zugleich entfällt aufwendiges Onboarding für unternehmensfremde Kräfte.

Sowohl bei Neueinstellungen als auch bei der Auswahl von Weiterbildungsmassnahmen stehen wir Ihnen gern zur Seite. Das gilt nicht nur für Fachpersonal, sondern auch für Führungskräfte.