Leitfaden: So gestalten Sie Ihr Mitarbeitergespräch erfolgreich

Einmal im Jahr ist es bei den meisten Unternehmungen soweit: Das Mitarbeitergespräch findet statt. Nervosität bei den Mitarbeitenden ist normal, aber unnötig.

Leitfaden-Mitarbeitergespraech

Ein mulmiges Gefühl lässt sich mit der richtigen Vorbereitung sowie einer positiven und aktiven Gesprächshaltung während des Termins schnell eindämmen. Gut zu wissen ist, was im Gespräch auf Sie zukommt und wie Sie den Austausch mit dem Chef optimal nutzen. Das Feedback Ihres Vorgesetzten hilft Ihnen, Ihre Arbeit noch besser und effektiver auszuführen. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie den Pflichttermin erfolgreich gestalten können.

Gute Gründe: Warum wird ein Mitarbeitergespräch geführt?

Was die meisten Arbeitnehmer im Hinblick auf das Mitarbeitergespräch nervös macht, ist die Angst vor dem Unbekannten. Deshalb ist es sinnvoll zu wissen, wann und aus welchen Gründen Mitarbeitergespräche geführt werden.
In den meisten Unternehmungen finden Mitarbeitergespräche einmal im Jahr statt. Gerne werden die Gespräche auf den Jahresanfang gelegt. Neben dem Jahresgespräch  gibt es unregelmässig stattfindende Gespräche, die sich auf einzelne Themen konzentrieren, beispielsweise auf Ihre Leistung in einem bestimmten Projekt oder Ihre Entwicklungschancen in der Unternehmung.

Sehen Sie das Jahresgespräch als eine grosse Chance für Sie. Neben der Leistungsbeurteilung dient es zur Förderung und Motivation der Mitarbeitenden. Sie erhalten Feedback für Ihre Arbeit, das Ihnen zeigt, was Sie gut machen und wo Verbesserungsbedarf besteht. Ihr Chef beurteilt Ihre Arbeitsergebnisse und bewertet Ihr Verhalten im vergangenen Arbeitsjahr. Sie können ausserdem selbst Stellung nehmen: Womit sind Sie zufrieden? Was würden Sie ändern?

Kurz gesagt: Mitarbeitergespräche haben das Ziel, Leistung und Stimmung zu verbessern.

 

Inhalt und Ablauf: Worum geht es im Mitarbeitergespräch?

Während des Gesprächs diskutieren Sie mit Ihrem Vorgesetzten Ihre Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft in der Unternehmung. In der Regel ist der Gesprächsverlauf chronologisch. Viele Unternehmungen stellen Gesprächsleitfäden zur Verfügung, um die Beurteilung der Mitarbeitenden einheitlich zu gestalten.

Zunächst sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten über Ihre bisherige Leistung. Wie lief die Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten, welche Erfolge können Sie vorweisen und was entsprach möglicherweise nicht den Erwartungen? Wenn Sie bereits ein Mitarbeitergespräch im Unternehmen geführt haben, vergleichen Sie nun in der Regel die erreichten Ziele mit den Zielvereinbarungen aus dem letzten Gespräch. Anhand des Protokolls vom letzten Jahr können Sie sich gut darauf vorbereiten. Erläutern Sie auch Gründe falls Ziele nicht erreicht wurden und lassen Sie Zielkorrekturen festhalten. Neben der Bewertung des Leistungsniveaus, beurteilt Ihr Chef auch weiche Faktoren. Er gibt Ihnen Feedback zu Ihren sozialen Kompetenzen wie Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Kritikfähigkeit, Engagement oder Ihrer Arbeitsorganisation.

Der anschliessende Blick in die Gegenwart konzentriert sich auf Ihre Zufriedenheit in der Unternehmung. Fühlen Sie sich von Ihren Vorgesetzten ausreichend unterstützt? Sind Sie zufrieden mit den aktuellen Aufgaben? Machen Sie sich darüber Gedanken. In solchen Gesprächen kommen oft Dinge ans Licht, die für Ihren Vorgesetzten neu oder überraschend sind. Vereinbaren Sie gegebenenfalls einen Folgetermin, bei dem in aller Ruhe über einzelne Punkte gesprochen wird. Aber auch für Ihren Chef besteht die Möglichkeit für Feedback: Ist er mit Ihrem Engagement und Verhalten zufrieden?

Aus dem Abgleich von Vergangenheit und Gegenwart ergibt sich die Zukunft: Was sind die Ziele für das nächste Jahr? Hier sollten realistische und messbare Ziele festgesetzt werden. Besprechen Sie auch welche Unterstützung für die Zielerreichung nötig ist und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Dies ist wichtig für Ihre Beurteilung beim nächsten Gespräch. Vor allem, wenn daran ein Bonus oder der nächste Karriereschritt geknüpft ist.
Zum Schluss sollten Sie dann die Möglichkeit nutzen Ihre persönlichen Entwicklungsziele zu besprechen. Wie sind Ihre Perspektiven in der Unternehmung? Wie lässt sich die Zusammenarbeit verbessern? Welche konkreten Entwicklungsmassnahmen oder Trainings wünschen Sie sich? Nutzen Sie auch die Gelegenheit um das Thema Lohnerhöhung anzusprechen. Gerade wenn Sie die vereinbarten Ziele erreicht oder übererfüllt haben und Ihr Chef Ihnen ein sehr gutes Feedback gegeben hat, ist es ein günstiger Moment, erfolgreich zu verhandeln.

 

Eigeninitiative: Wie führen Sie das Gespräch erfolgreich?

Ihr Chef hat ebenso wie Sie grosses Interesse daran, dass das Mitarbeitergespräch ein Erfolg wird. Er gibt zwar den „Gastgeber“ und ist für die allgemeine Gesprächsführung verantwortlich. Das heisst allerdings nicht, dass Sie nicht zum Erfolg des Gesprächs beitragen können. Achten Sie darauf, dass Sie über den Termin ausreichend früh informiert sind. Denn Grundlage für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch ist eine gute Vorbereitung. Es lohnt sich deshalb bereits während des Jahres Erfolge und Ideen zu sammeln sowie Probleme schriftlich festzuhalten. Je besser vorbereitet Sie in das Gespräch gehen,  umso mehr können Sie sich selbst einbringen. Das betrifft vor allem auch Ihre Entwicklung im Unternehmen. Hier heisst das Credo: Machen Sie Ihrem Chef konkrete Vorschläge anstatt auf Input von seiner Seite zu warten. Schlagen Sie zum Beispiel Fortbildungsmassnahmen vor, an denen Sie teilnehmen möchten.

Ein Mitarbeitergespräch hat allerdings auch seine Grenzen. Alle Themen und Probleme im Jahresverlauf für diesen Termin zu sammeln, ist keine gute Idee. Wenn schnelles Handeln wichtig ist, müssen Sie zeitnah das Gespräch mit dem Vorgesetzten suchen und nicht auf das nächste Mitarbeitergespräch warten.

 

Checkliste für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Wir haben hier noch einmal die wichtigsten Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch zusammengefasst:

  • Frühzeitige Terminkoordination: In der Regel lädt der Vorgesetze zu dem Termin ein. Dieser sollte so früh kommuniziert werden, dass  Sie genügend Zeit für die Vorbereitung haben.
  • Gute Vorbereitung: Erstellen Sie eine Liste mit Erfolgen, Verbesserungspotentialen und Entwicklungsperspektiven.
  • Entspannte Stimmung im Gespräch: Sorgen Sie für möglichst wenig Stress  vor dem Termin und achten Sie auf genügend Zeit. Vereinbaren Sie keine wichtigen Termine direkt vor- oder hinterher!
  • Aktive Teilnahme am Gespräch: Zählen Sie Erfolge auf, schlagen Sie Verbesserungsmöglichkeiten vor und haben Sie eine Wunschliste mit Fortbildungsmöglichkeiten parat.
  • Der Gesprächston: Konkret werden, aber höflich bleiben. Am meisten überzeugen Sie mit fundierten Zahlen: zum Beispiel Umsatz, der durch Ihre Arbeit erwirtschaftet wurde.
  • Urteil einfordern: Bitten Sie Ihren Vorgesetzten deutlich Stellung zu Ihrer Arbeitsleistung zu nehmen.
  • Keine überhasteten Äusserungen: Wenn Sie mit unerwarteter Kritik oder auch einem Angebot konfrontiert werden, erbeten Sie sich Zeit für Ihre Antwort oder Entscheidung.
  •  Protokoll: Achten Sie darauf, dass die wichtigsten Punkte des Gesprächs schriftlich festgehalten werden.
  • Feste Vereinbarungen: Lassen Sie vor allem Ziele und Vorgehensweisen für die Zukunft festhalten und von beiden Seiten unterzeichnen.

 

* Im vorliegenden Text wird durchgängig die männliche Form benutzt. Im Sinne des Gleichbehandlungsgesetzes sind diese Bezeichnungen als nicht geschlechtsspezifisch zu betrachten.

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