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Unternehmen organisieren seit Jahrzehnten zahlreiche geschäftliche Prozesse mittels Enterprise Resource Planning (ERP). Über die Software lassen sich zahlreiche strategische, administrative und operative Aufgaben nicht nur steuern, sondern auch zusammenführen. ERP-Systeme können bis hin zur gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens abdecken und assistieren unter anderem bei der Finanzberichterstattung, bei Daten-Analysen und -Prognosen, Budgetierung, Kostenkontrolle und Ausgabenmanagement, Risiko- und Compliance-Management und vielem mehr bis hin zu Themen der Nachhaltigkeit, weiß Pascal Köth, Vice President Technology bei Robert Half Deutschland.
Ein ERP-Berater hat vielfältige Aufgaben:
Von/bis: Analysieren, zuschneiden, implementieren
Kaum ein Unternehmen kommt ohne ERP-System aus. Manche haben bereits mehrere unterschiedliche Systeme ausprobiert – und vielleicht gemerkt: Ohne die nötige Fachexpertise ist die Gefahr hoch, dass Abläufe nicht passen, eine Reihe unnötiger Module implementiert wird oder das ERP-System schlicht und einfach nicht mit dem Geschäftsmodell harmoniert. Wenn niemand die Schieflage entdeckt, verursacht ein schlecht ausgerichtetes ERP-System schnell vermeidbare Kosten und Mehraufwände. Ein fehlerhaftes ERP-System kann das Unternehmensergebnis erheblich eintrüben.
Die Herausforderung: Nur wenige Unternehmen können die eigentlich benötigte Expertise aus den eigenen Reihen vollumfänglich zur Verfügung stellen. In der Regel braucht es einen erfahrenen ERP-Berater, der die Herausforderung ganzheitlich angeht. Er muss das Unternehmen genauestens in den Blick nehmen – im besten Falle vertieft er sich eingehend in die Geschäftsabläufe und das Geschäftsmodell.
Um passende Lösungen finden und zielgerichtet implementieren zu können, müssen ERP-Berater
• Geschäftsprozesse analysieren,
• und Entwürfe für den ERP-Soll-Zustand entwickeln.
• passgenaue Systeme identifizieren
Ob Anbieterwechsel oder die Migration des bestehenden ERP-Systems: Auf der sicheren Seite sind Unternehmen dann, wenn sie sich nicht scheuen, bei ihren ERP-Projekten externe Expertise an Bord zu holen.
Überprüfen von Geschäftsmodellen: Der genaue Blick
Ein ERP-Berater sollte zunächst den Status quo eines Unternehmens eruieren: Welches ERP-System ist bereits vorhanden – und passt dieses zum Geschäftsmodell? An welchen Stellen hakt es? Nur auf der Basis einer genauen Bestandsaufnahme lässt sich eine adäquate Roadmap entwickeln. Daher ist der Blick eines ERP-Consultants unverzichtbar. Es sollen schließlich keine ERP-Lösungen übergestülpt, sondern passgenaue, individuelle Lösungen gefunden werden.
Ein ERP-Berater muss diese Fallstricke entlarven und wissen, mit welchen Mitteln sich ineffiziente Strukturen aufbrechen lassen. Er muss entscheiden können, ob beispielsweise ein Providerwechsel vorgenommen oder ein ERP-Update im großen Stil anvisiert werden soll. Mitunter berät er auch die Geschäftsführung dahingehend, ob weitere IT-Experten hinzugezogen werden sollten.
Toolauswahl und Testdurchläufe: Ohne Monitoring geht’s nicht
Um die richtigen ERP-Lösungen zu finden, muss ein Berater vor allem die Anforderungen an das Geschäftsmodell kennen und dann die passende Software auswählen – allein in Deutschland gibt es mehr als 150 Anbieter. Zu klärende Fragen sind beispielsweise:
• Welche Gesamtheit an Prozessen wollen wir mit ERP abbilden?
• Welches Budget steht zur Verfügung?
• Welchen ROI erwarte ich von diesem Projekt und wie generiere ich dadurch Skalierbarkeit meiner Unternehmung?
• Wie erkenne und minimiere ich Projektrisiken?
• Mit welchen Kompetenzen im Team gehe ich die Aufgabe an?
Ist die Auswahl geeigneter Software-Lösungen getroffen, gilt es, diese im Unternehmen zu verankern – und zwar ohne, dass das Tagesgeschäft beeinträchtigt wird. Die Geschäftsführung wird in den Entscheidungsprozess inkludiert und zeichnet sich verantwortlich für das Ausrollen im gesamten Unternehmen.
Nach der technischen Implementierung samt Testphase beginnen die Belastungstests: Sind die Strukturen geschaffen, muss der ERP-Berater anschließend die Funktionalität der Systeme sicherstellen. Ein guter ERP-Berater prüft, ob die auf das Geschäftsziel ausgelegten Lösungen funktionieren und ob punktuell nachgesteuert werden muss.
Reporting: Kommunikation ist das A und O
Eine zielgerichtete Beratung umfasst auch eine ganzheitliche geschäftsbereichsübergreifende Kommunikation und Transformation. Neben Vertretern der C-Suite und der IT-Abteilung sollten auch die Fachbereichsleiter anderer Unternehmenszweige beteiligt sein.
Ein grundlegender Strukturwandel, der das Tagesgeschäft einzelner Mitarbeiter beeinflusst, muss transparent kommuniziert und kommunikativ begleitet werden. Denn eine ERP-Transformation muss auf allen Ebenen passieren. Das heißt auch, dass alle Mitarbeiter auf die ERP-Reise mitgenommen werden und die einzelnen Schritte der Roadmap nicht ausschließlich der Unternehmensleitung bekannt sind.
Denn die beste technische Lösung nutzt nichts, wenn die Process Owner nicht einbezogen und gebrieft werden. Diese wiederum kennen die wichtigsten Schnittstellen und können ihre Teams bei der Umsetzung unterstützen.
Warum ein ERP-Berater auch Change Manager sein muss
Das Best-Case-Szenario für einen ERP-Wandel: Zusätzlich zu einer nachhaltigen Optimierung technischer und operativer Abläufe entstehen auch wertschöpfende Prozesse im Unternehmen. ERP-Berater sollten heute beides beherrschen – Technology und Change Management. Eine ERP-Reise sollte langfristig gedacht werden. Und das bedeutet, langfristige Strukturen im gesamten Unternehmen aufzubauen. Technische Systeme haben einen derart wichtigen Stellenwert für Geschäftserfolge, dass sie nicht mehr im Verborgenen ablaufen, sondern den Arbeitsalltag aller Angestellten beeinflussen.
Deshalb ist eine offene Herangehensweise an den Wandel von enormer Bedeutung. Neues kann einschüchternd sein, vielleicht sogar auf Ablehnung stoßen. Daher ist es unverzichtbar, Mitarbeiter darin zu schulen, worin der Mehrwert liegt. Neue Systeme müssen vorgestellt, neue Tools hinreichend erklärt und erprobt werden. Nachhaltiger Geschäftserfolg basiert auf dem Fit-to-Gap-Prinzip: Auch die Wissens- und Willenslücken der Beteiligten müssen geschlossen werden.
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