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Indispensable ou ennuyeux? Smartphone contre culture de réunion

By Christina Holl le 16 mai, 2019 à 7:42

Mit Smartphone und Tablet ist man immer und überall erreichbar – auch in Sitzungen. In vielerlei Hinsicht sicherlich eine hilfreiche Entwicklung. Doch inwieweit verträgt sich das mit den Regeln für effiziente Meetings? Hier erfahren Sie, was der Business-Knigge zur Handynutzung im Job sagt und wie Sie Ihre Meetingkultur gegen Smartphone-Stress schützen.

Sind Meeting-Regeln zur Handynutzung wirklich nötig?

Wir Schweizer sind Meeting-Weltmeister! Wie eine aktuelle Studie des Online-Dienstes Doodle zeigt, verbringen Schweizer Arbeitnehmer pro Woche durchschnittlich fünf Stunden in beruflichen Sitzungen. In Deutschland, Grossbritannien und den USA gehen im Schnitt nur drei Stunden dafür drauf.

Und Smartphones und Tablets sind dabei offenbar ein echter Konfliktherd: 55 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, dass Telefonieren und das Schreiben von Nachrichten in Meetings ein absolutes No-Go seien. Dennoch sind die Geräte bei fast jeder Sitzung dabei, und das nicht immer nur unauffällig in der Hosentasche.

Die Folgen: Der Handynutzer ist abgelenkt, andere Teilnehmer sind genervt und das Meeting ist weniger effizient, als es sein könnte. All das lässt sich mit ein paar grundlegenden Regeln zur Handynutzung in Meetings vermeiden.

Smartphone oder Tablet auf dem Tisch: Ein Zeichen für Desinteresse

Kommt Ihnen das bekannt vor? Kaum haben die Teilnehmer im Meeting Platz genommen, werden Handy oder Tablet auf den Tisch gelegt.

Selbst wenn die mobilen Geräte nicht benutzt werden, signalisiert ihre blosse Anwesenheit auf dem Tisch ein gewisses Desinteresse. Oder zumindest die Bereitschaft des Besitzers, das Meeting jederzeit zu unterbrechen. Sie suggerieren:

„Eigentlich habe ich Wichtigeres zu tun. Ich warte auf eine E-Mail oder einen Anruf, der sehr viel interessanter ist als diese Besprechung.“

Damit Meetings produktiv sind, sind einige Regeln zu beachten. Eine der wichtigsten dabei: Sich den anderen Teilnehmern gegenüber respektvoll zu verhalten, egal ob es sich um Vorgesetzte, Kunden oder Kollegen handelt.

Vor allem der Vortragende verdient die volle Aufmerksamkeit. Und die widmet man ihm nur, wenn man mobile Endgeräte in der Tasche lässt oder gar nicht erst mitbringt. 

Einzige akzeptable Ausnahmen: Wenn Sie das Tablet benutzen, um sich Notizen zu machen, oder tatsächlich einen sehr wichtigen – beruflichen oder privaten – Anruf erwarten, der eine sofortige Reaktion erfordert. 

Vibrierendes Handy und E-Mails schreiben: Unproduktives Multitasking

Selbst wenn das Natel nicht auf dem Tisch liegt, können Vibrationsgeräusche durch eingehende Anrufe oder E-Mails die Teilnehmer des Meetings erheblich stören.

Die Konzentration des Telefonbesitzers leidet gleich doppelt: Er fragt sich, wer ihn gerade kontaktiert, und kann der Besprechung nicht mehr richtig folgen. Stellen Sie Ihr Handy deshalb lieber komplett auf tonlos, schalten Sie es ganz aus oder lassen Sie es an Ihrem Arbeitsplatz. 

Auch wer während des Meetings anfängt, auf dem Smartphone oder Tablet Nachrichten zu lesen oder gar selbst welche zu schreiben, zeigt sich äusserst respektlos und desinteressiert. Ein echtes No-Go.

Gleichzeitig schadet dieses respektlose Verhalten meist der eigenen Produktivität. Denn wenn Sie nicht zufällig das Multitasking-Talent von Napoleon besitzen, verpassen Sie dadurch in der Sitzung wichtige Inhalte und riskieren auch noch Flüchtigkeitsfehler in den E-Mails, die Sie nach dem Meeting wieder ausbügeln müssen.

Störfaktor: In Meetings telefonieren

Während die bisherigen Fälle zwar unhöflich, aber relativ geräuscharm sind, können Telefonate im Konferenzraum das gesamte Meeting zum Erliegen bringen: Die Präsentation gerät ins Stocken, Diskussionen und Aufmerksamkeitslevel der anderen Teilnehmer werden nachhaltig gestört. Ein Verstoss, den kein Business-Knigge der Welt duldet.

Auch die anzunehmende Einstellung hinter diesem Verhalten sollte keinesfalls unterschätzt werden. Nehmen Sie ohne vorherige Absprache oder Vorwarnung einen Anruf während des Meetings an, zeigt das vor allem fehlenden Respekt gegenüber den anderen Teilnehmern. 

„Ihr seid mir nicht wichtig genug.“
 

Viel deutlicher als damit, während einer Besprechung (wie selbstverständlichen) einen Anruf anzunehmen, kann man das seinen Kollegen kaum sagen. Wenn das Telefonat tatsächlich unaufschiebbar ist, versteht es sich von selbst, dass der Angerufene es vor der Tür führt.

Offensiv störende Mobilgeräte können die gesamte Meetingkultur schnell ins Wanken bringen. Nicht selten entwickelt dieses Verhalten eine rasante Eigendynamik, die schwer aufzuhalten ist. Grund genug für Unternehmen, über verbindliche Regeln zum Umgang mit mobilen Devices in Meetings nachzudenken.

Der folgende Handy-Knigge für den Job kann ihnen dabei eine Orientierungshilfe sein.

Handy-Knigge für Meetings: Diese Regeln sollten Mitarbeiter kennen

Meetings können leicht zu unproduktiven Zeitfressern werden, wenn nicht alle Teilnehmer vorbereitet und konzentriert bei der Sache sind. Halten sich alle Mitarbeiter an einige Regeln, kann zumindest das Smartphone als Störfaktor ausgeschlossen werden. 

  • Bei Unterhaltungen gilt grundsätzlich: Kein Handy auf dem Tisch! Laut Knigge gilt das für alle Lebensbereiche – sowohl privat als beruflich. In geschäftlichen Meetings ist es aber besonders wichtig. Besser, Sie tragen das Natel in der Hosentasche oder lassen es an Ihrem Arbeitsplatz.
  • Schenken Sie dem jeweiligen Vortragenden Ihre gesamte Aufmerksamkeit und vergessen Sie Ihr Smartphone.
  • Sollte es in Ausnahmefällen notwendig sein, dass Sie telefonisch erreichbar sein müssen, weil Sie einen wichtigen Anruf erwarten, kündigen Sie dies vor dem Meeting an. 
  • Dasselbe gilt für Notizen oder Protokolle am Tablet. Offenheit und Ehrlichkeit stossen hierbei so gut wie immer auf Verständnis.
  • Sollte ein Telefonat während des Meetings unumgänglich sein: Verlassen Sie unbedingt den Raum. Weder hilft es, wenn Sie mit Ihrer Stimme die Anwesenden stören, noch wenn Gesprächsinhalte wie geschäftsinterne Informationen nach aussen dringen. 
  • Entfernen Sie sich nach Möglichkeit nur kurz vom Meeting und kehren Sie nach wenigen Minuten zurück.

Meetingkultur vor Handy-Stress schützen: Eine Frage der Rücksichtnahme

Am Ende braucht es gar nicht so viel, damit Smartphones in Meetings nicht zu nervigen Konzentrationskillern werden. Wie auch im sonstigen Umgang mit den Kollegen ist es vor allem gegenseitige Rücksichtnahme, die gewährleistet, dass die Vorteile ständiger Erreichbarkeit nicht zum Fluch werden.

Auch ohne festgeschriebene Meeting-Regeln gilt: Zeigen Sie Respekt, konzentrieren Sie sich auf Ihre Gesprächspartner und nehmen Sie aktiv und konstruktiv an Meetings teil – die Vorteile Ihres Smartphones können Sie anschliessend wieder nutzen. 

Das sollte im Übrigen auch bis in die Führungsebene gelten. Naturgemäss steigt mit dem Hierarchielevel oft der Druck ständiger Erreichbarkeit. Doch wenn es sich irgendwie einrichten lässt, sollten auch Führungskräfte die Handy-Benimmregeln beachten und ohne Smartphone und Tablet ins Meeting gehen. Sie setzen damit ein deutliches Zeichen.

 

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Bildquelle: © rawpixel - Unsplash.com

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