Visitenkarte Arbeitsplatz

13. Juli 2011

Ein aufgeräumter Schreibtisch zeigt Professionalität

Zürich, 13. Juli 2011. Schnell stapeln sich links und rechts auf dem Schreibtisch die Dokumente, Kugelschreiber sind überall verstreut, Tassen und Teller der letzten Kaffeepause behaupten ihren eigenen Platz und jede freie Fläche wird von bunten Post-its geschmückt. Manch einer findet sich in diesem Durcheinander zurecht und kann seine Arbeit erfolgreich erledigen. Doch ein Aussenstehender könnte den Eindruck haben, hier herrsche das reinste Chaos. Und das hat negative Auswirkungen auf die berufliche Einschätzung einer Person.

Der Mitarbeiter signalisiert seiner Umwelt, schon damit überfordert zu sein, den eigenen Tisch in Ordnung zu halten. Schliesst der Chef von diesem Erscheinungsbild auf die Arbeitsweise, kann es letztlich den Aufstieg auf der Karriereleiter erschweren. Und nicht nur in der Schweiz ist Ordnung eine Tugend. Auch HR-Manager in den USA werden bei der Einschätzung ihrer Mitarbeiter durch den Anblick des Schreibtisches beeinflusst.

Für eine Studie von OfficeTeam, einem spezialisierten Personaldienstleister für Fachkräfte im Büro- und Assistenzmanagement auf Zeit, wurden in den Vereinigten Staaten über 500 HR-Manager zu diesem Thema befragt. Dabei gaben 83 Prozent an, dass sie einen Mitarbeiter als weniger professionell einschätzen, wenn dessen Arbeitsplatz unordentlich ist. Dies gilt nicht nur für den Schreibtisch, sondern für das gesamte Büro, denn auch überquellende Regale und Ablagen sind kein schöner Anblick.

Nicht jeder Chaot ist ein Genie

Ein ordentlicher Schreibtisch ist in der Regel nicht der Grund für einen Karriereschub. Im Gegensatz dazu hinterlässt aber ein unstrukturierter Arbeitsplatz sowohl bei Kollegen als auch bei Vorgesetzten einen negativen Eindruck“, sagt Sven Hennige, Managing Director bei OfficeTeam, einem Geschäftsbereich von Robert Half International. „Ausserdem repräsentiert man als Assistent den Chef und somit das Unternehmen vor Kunden und anderen Besuchern. Ein aufgeräumter Schreibtisch ist da Pflicht. Meist hilft es schon, weniger häufig genutzte Hilfsmittel in Schubläden und Schränken zu verstauen und eine sinnvolle Ablagestruktur einzuführen.

Sechs Tipps für einen ordentlichen Arbeitsplatz:

  • Neuer Blickwinkel: Oft ist man sich seiner eigenen Unordnung gar nicht bewusst. Da hilft es, das Büro einmal aus der Sicht eines Besuchers kritisch zu betrachten. Anschliessend heisst es, Ärmel hochkrempeln und aufräumen.
  • Organisationstalent: Termine haben ihren festen Platz im Kalender, auf To-Do-Listen werden die anstehenden Aufgaben festgehalten. Warum wird nicht auch für Dokumente und Büromaterial eine Organisationsstruktur geschaffen? Werden beispielsweise alle Vorgänge in Ablagekörben sortiert, sind sie leicht zugänglich und es herrscht Ordnung auf dem Tisch.
  • Platz schaffen: Ständig benötigte Hilfsmittel wie Tacker, Locher, Block und Stift sollten in Griffweite liegen. Alles andere hat seinen Platz in Schubladen und Schränken. Und nicht mehr benötigte Unterlagen kommen sofort in den Papierkorb oder den Aktenvernichter.
  • Think before printing: Bevor etwas ausgedruckt wird, sollte kurz überlegt werden, ob das wirklich nötig ist. Meist ist es das nämlich nicht und die Ausdrucke stapeln sich am Arbeitsplatz oder lassen den Papierkorb überquellen. Besser ist es, die Dokumente in sinnvoll strukturierten Ordnern auf dem PC abzulegen.
  • Übersicht gewinnen: Wer sich vor der Mittagspause oder abends ein paar Minuten Zeit nimmt, seine Unterlagen zu ordnen und den Schreibtisch frei zu räumen, behält den Überblick. Denn so muss man sich nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nicht erst neu sortieren, sondern kann sofort mit der Arbeit starten.
  • Ausmisten: In Regalen, Schränken und Ablagen sammeln sich mit der Zeit Dinge und Unterlagen, die man nicht mehr benötigt. Daher sollte dort etwa einmal im Quartal grosszügig aussortiert werden. Gerade Dokumente die digital abgespeichert sind, müssen nicht noch zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden.