E-Mails schreiben im Meeting ist bei Kollegen unerwünscht

03. Februar 2015

Karrierechancen bewahren mit der richtigen Business-Etikette

Zürich, 3. Februar 2015 – Multitasking ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken, doch die Bearbeitung des E-Mail-Postfachs während Meetings sorgt in Schweizer Unternehmen immer wieder für Diskussionsstoff. In der aktuellen Arbeitsmarktstudie im Auftrag von Robert Half, geben fast drei Viertel (73 %) der befragten HR-Manager in der Schweiz an, dass Kollegen in Meetings häufig oder sehr häufig E-Mails lesen und beantworten. Doch für gerade einmal 15 % ist dies vollkommen in Ordnung.

Hingegen fühlt sich jeder Vierte (25 %) der befragten Personalmanager durch das Lesen und Bearbeiten von elektronischer Post während Besprechungen gestört und fordert, Smartphones und Tablets aus den Meetingräumen zu verbannen. Für knapp die Hälfte (46 %) der HR-Manager ist es akzeptabel, dass sich Kollegen während Sitzungen um E-Mails kümmern, wenn es sich um dringende Anfragen handelt. Immerhin 14 % der Befragten sehen dann kein Problem, wenn der Kollege zum Beantworten seiner E-Mails den Raum verlässt.

Robert Half hat HR-Manager in der Schweiz gefragt: Welche der folgenden Aussagen beschreibt am besten Ihre Reaktion, wenn Personen während eines Meetings E-Mails lesen und beantworten?

Ich finde es absolut in Ordnung, während Meetings E-Mails zu lesen und zu beantworten. Das gilt insbesondere, wenn das Gespräch sich gerade um Dinge dreht, die die jeweilige Person nicht direkt betreffen. 15 %
Ich finde es okay, während des Meetings E-Mails zu lesen und zu beantworten, sofern es sich um dringende Anfragen handelt. 46 %
Es ist okay, E-Mails abzurufen, solange man sich kurz entschuldigt und zum Antworten den Raum verlässt. 14 %
Ich finde das nie okay. Geräte zum Empfang von E-Mails sollten prinzipiell ausgeschaltet sein oder gar nicht erst zum Meeting mitgebracht werden. 25 %

Quelle: Robert Half, Arbeitsmarktstudie 2014, Befragte: 100 HR-Manager

Mobile Geräte ermöglichen das ständige Lesen und Schreiben von E-Mails. Jeder Mitarbeitende sollte sich aber Gedanken darüber machen, welchen Eindruck das Bearbeiten der elektronischen Post während Meetings bei Vorgesetzten und Kollegen hinterlässt“, sagt Yeng Chow, Manager bei Robert Half „Wer sich zu sehr mit seinem Smartphone beschäftigt, könnte in den Verdacht geraten, seine Aufgaben oder sein Gegenüber nicht ernst zu nehmen. Das kann Auswirkungen auf die Karriere, eine Beförderung oder den nächsten Bonus haben. Um klare Regelungen zu schaffen, sollten Unternehmen Guidelines verfassen, die den Umgang mit mobilen Geräten während Besprechungen regeln.

Business-Etikette: Yeng Chow von Robert Half gibt vier Tipps, wie die Zusammenarbeit im Job trotz mobiler Geräte gut funktioniert:

  1. Multitasking muss nicht sein: Ein Gespräch zu führen und gleichzeitig im Internet zu surfen oder E-Mails zu schreiben, ist nicht nur äusserst unhöflich, auch Ihre Aufmerksamkeit ist dadurch stark eingeschränkt und Sie können schon einmal wichtige Informationen verpassen.
  2. Sich auf das Wesentliche konzentrieren: Sollte ein Meeting länger dauern, können Sie die Pausen für das Überprüfen und Beantworten Ihrer E-Mails nutzen. Ganz wichtige Anrufe oder Nachrichten sollten Sie zu Beginn der Besprechung ankündigen und bei der Beantwortung den Raum verlassen, um die anderen Teilnehmer nicht zu stören.
  3. Das richtige Kommunikationsmittel wählen: Ob E-Mail, Telefonat oder persönliches Gespräch – überlegen Sie, was sinnvoller ist. Sie ersparen so Ihrem Ansprechpartner eine unnütze E-Mail oder einen Anruf zu einer ungünstigen Zeit. Halten Sie auch die in einigen Unternehmen verbreitete CC-Kultur in engen Grenzen.
  4. Kurze Nachrichten hinterlassen: Sollten Sie Ihren Ansprechpartner nicht persönlich erreichen, hinterlassen Sie eine kurze Mailbox-Nachricht. Kommen Sie schnell auf den Punkt, erwähnen Sie, wann und wie Sie am besten zu erreichen sind und wiederholen Sie am Ende der Nachricht Ihren Namen.