Effizient arbeiten: Kampf den Zeitfressern

Entweder türmen sich die Überstunden auf oder Sie hinken Ihrem Pensum hoffnungslos hinterher? Dann ist es höchste Zeit, effizient zu arbeiten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die 10 schlimmsten Zeitfresser im Büro in den Griff kriegen.

Inhaltsverzeichnis:

• Effizient arbeiten – Tipp 1: Meetings absagen
• Effizient arbeiten – Tipp 2: E-Mails warten lassen
• Effizient arbeiten – Tipp 3: To-Do-Listen reduzieren
• Effizient arbeiten – Tipp 4: Multitasking abhaken
• Effizient arbeiten – Tipp 5: Überstunden eindämmen
• Effizient arbeiten – Tipp 6: Aufschieberitis aufschieben
• Effizient arbeiten – Tipp 7: Perfektion vergessen
• Effizient arbeiten – Tipp 8: Neinsagen lernen
• Effizient arbeiten – Tipp 9: Druck verringern
• Effizient arbeiten – Tipp 10: Realistisch bleiben

Die Arbeit schaffen und pünktlich nach Hause gehen: Für viele Beschäftigte ist das ein Wunschtraum. Haben Sie den auch? Dann wachen Sie auf und gehen Sie das Problem an! Das ist gar nicht so schwer. Sie brauchen dafür nur Disziplin. Mehr nicht. Naja, und unsere Tipps sind dabei auch recht hilfreich. Damit kommen Sie nicht nur den typischen Zeitfressern im Büro auf die Schliche, sondern hungern die Nimmersatte regelrecht aus. Danach werden Sie einfach effizienter arbeiten.

Hängen Sie im Hamsterrad fest, liegt das nicht zwangsläufig an Ihrer Leistungsfähigkeit. Meistens verpufft die nur, weil Sie sie nicht richtig nutzen. Das Ergebnis: Sie arbeiten sich an unwichtigen Dingen oder im Leerlauf ab. Das muss nicht sein. Unsere Liste der 10 grössten Zeitfresser zeigt, dass es oft sogar mehr bringt, weniger zu machen. Produktivität steigern – das lässt sich nämlich lernen. Beherzigen Sie daher folgende Tipps.

Effizient arbeiten – Tipp 1: Meetings absagen

Haben Sie oft das Gefühl, nach Meetings nicht schlauer zu sein als zuvor? Da sind Sie nicht allein. Schuld an ineffektiven Besprechungen sind meistens fehlende Zielvorgaben. Wenn die Agenda oder der Leiter des Meetings Ihnen nicht klarmachen können, welchen Nutzen Sie von einer Besprechung haben oder wie die Runde von Ihrer Anwesenheit profitiert, dann sagen Sie ab. Punkt. Die so gewonnene Zeit können Sie anderen Aufgaben widmen und produktiv arbeiten.

Und falls Sie selbst das Meeting leiten: Wählen Sie die Teilnehmer sinnvoll aus. Nicht über jedes Thema muss das komplette Team diskutieren.

Effizient arbeiten – Tipp 2: E-Mails warten lassen

E-Mails sind geradezu gierig nach kostbarer Arbeitszeit. Ganze Tage lassen sich mit ihrer Beantwortung verbringen. Laut der Gesellschaft für Konsumforschung empfängt ein Büroangestellter rund 600 E-Mails pro Monat. Mit jeder Nachricht ist er im Schnitt drei Minuten lang beschäftigt. Das zeigt: Auch die Digitalisierung kann Produktivität kosten.

Weil aber eine einzelne E-Mail augenscheinlich schnell bearbeitet ist, lassen wir uns häufig davon ablenken. In der Summe jedoch kommt da viel Zeit zusammen. Zusätzlich wird wertvolle Konzentration gebunden. Hier ist also eine Menge Potenzial zu holen. Beachten Sie zwei Grundregeln und schon werden Sie effizienter arbeiten:

1. E-Mails seltener abrufen: Wenn Sie keine dringende Nachricht erwarten, können Sie das Programm schliessen und zu festen Zeiten öffnen.

2. Weniger schreiben: Ein Klick und die elektronische Post ist unterwegs. Weil das so flott geht, verlaufen ganze Dialoge wie im Stakkato. Denn in jeder hin- und hergeschickten Mitteilung steht oft nur ein Satz. So zieht sich die Unterhaltung über den ganzen Tag. Mit einem Anruf wäre in fünf Minuten das Gleiche erreicht.

Effizient arbeiten – Tipp 3: To-Do-Listen reduzieren

Zeitmanagement ist wichtig, weil es die Arbeitszeit optimal organisiert. Jedenfalls in der Theorie. In der Praxis aber kann man sich auch in der Planung verlieren. Übertreibt man es mit dem Zeitmanagement, bleibt die erhoffte Zeitersparnis oft komplett aus. Zum Beispiel wenn Sie zu viele Prioritäten vergeben haben und selbst nicht mehr durchblicken, was wichtig ist. Oder weil Sie nicht auf den ersten Blick sehen, welche Aufgaben sie heute erledigen müssen. Dann hat eine Liste ihren Zweck verfehlt und wird Ihre Produktivität kaum steigern. Überprüfen Sie deshalb regelmässig, ob Sie die jeweilige Methode richtig und tatsächlich zeitsparend anwenden.

Effizient arbeiten – Tipp 4: Multitasking abhaken

Jetzt müssen Sie stark sein: Multitasking existiert nicht! Ihr Gehirn kann sich nicht parallel auf verschiedene Aufgaben in gleichem Masse konzentrieren. Stattdessen wechselt es schnell zwischen ihnen hin und her. Das ist anstrengend und macht Sie schneller müde. Auch verhindert es, dass Sie sich ganz auf eine Sache einlassen. Darunter leidet die Qualität. 

Lassen Sie sich also nicht ablenken, wenn Sie an einer wichtigen Aufgabe sitzen. Blocken Sie Anfragen der Kollegen konsequent ab. Sagen Sie, dass Sie in der nächsten Stunde nicht gestört werden möchten und ziehen Sie die Bürotür hinter sich zu. Das ist ein klares Statement. Falls Sie in einem Grossraumbüro arbeiten, sollten Sie sich eine Rückzugsmöglichkeit schaffen. Ist der Meetingraum frei, kann man sich für eine Stunde dorthin “flüchten”, um an einer wichtigen Aufgabe zu arbeiten. Oder lassen Sie einfach mal E-Mails E-Mails sein und schliessen das Programm.

Effizient arbeiten – Tipp 5: Überstunden eindämmen

Wer zu oft zu lange arbeitet, erholt sich nicht ausreichend und ist erschöpft. Anstatt sich mehr anzustrengen oder noch eine Tasse Kaffee zu trinken, sollten Sie besser nach Hause gehen oder zumindest eine längere Pause machen.

Wer sich zwingt, weiterzumachen, arbeitet langsamer und ungenauer. Sind die Ruhepausen zu kurz, leidet darunter auch der nächste Tag: Sie beginnen bereits mit einem Energiedefizit. Ausgeruht erledigt man viele Aufgaben in einer halben Stunde, in die man am Abend vorher zwei Überstunden investiert hätte.

Effizient arbeiten – Tipp 6: Aufschieberitis aufschieben

Nehmen wir an, Sie sollen das Protokoll eines Meetings verfassen. Sie sehen sich ein paar Minuten lang Ihre Notizen an, arbeiten das Wichtigste schon gedanklich heraus, haben bereits den Ablauf im Kopf. Kurzum: keine grosse Sache. Nicht einmal eine Stunde würde das dauern, dann wären Sie fertig. Doch dazu kommt es nicht.

Weil Sie gerade keine Lust darauf haben, vertagen Sie die unliebsame Aufgabe aufs Ende der Woche. Böser Fehler. Denn statt die Aufgabe jetzt in einem Rutsch zu erledigen, kramen Sie demnächst erneut Ihre Mitschrift hervor und müssen nochmal vorn anfangen. Einlesen, verstehen, strukturieren – das kostet wieder Zeit und Nerven und damit Produktivität. Am Ende fällt womöglich eine weitere Überstunde an.

Die Lehre daraus: Sobald Sie ein Problem erfasst haben, sollten Sie es zügig lösen. Je öfter Sie kleine Aufgaben verschieben, umso mehr Effektivität verschwenden Sie. Und warum nicht mal etwas an Mitarbeiter oder Kollegen delegieren?

Effizient arbeiten – Tipp 7: Perfektion vergessen

Immer das Beste geben zu wollen, ist ein fürwahr ehrbarer Vorsatz. Aber mehr auch nicht, denn die Perfektion ist ein Phantom. Sie werden immer einen Grund zum Nachbessern finden.

Lösen Sie sich deshalb vom Ideal allgegenwärtiger Vollkommenheit. Konzentrieren Sie sich lieber auf die konkreten Ziele Ihrer Arbeit. Benötigt Ihr Chef schnellstmöglich wichtige Kennzahlen, verwenden Sie Ihre Energie auf sorgfältige Berechnungen. Und nur darauf. Eine beeindruckende Präsentation ist zwar schön, aber meistens nur Beiwerk.

Effizient arbeiten – Tipp 8: Neinsagen lernen

Hilfsbereitschaft ist eine Tugend. Sie fördert den Teamgeist und vielleicht sogar Ihre Karriere. Doch Vorsicht: Leicht wird ein Ja zur Routineantwort auf Anfragen von Chefs und Kollegen. Und schon landen viele Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch, die nicht in Ihren Aufgabenbereich fallen. Wie sollen Sie so Ihre Kernkompetenz ausspielen? Besonders schlimm ist das, wenn deshalb auch noch Überstunden für Sie anfallen.

Auch wenn’s schwerfällt, sollten Sie nicht jeder Bitte nachkommen, sondern Neinsagen lernen. Andernfalls verzetteln Sie sich nur. Von produktiv arbeiten kann dann keine Rede mehr sein.

Effizient arbeiten – Tipp 9: Druck verringern

Arbeiten wir zu lange an bestimmten Projekten, suchen wir den Fehler häufig bei uns: Haben wir zu langsam gearbeitet oder zu unkonzentriert? Als Reaktion schuften wir länger und härter – Überstunden sind vorprogrammiert.

Doch oft liegt das Problem gar nicht in mangelnder Mühe. Deshalb hilft es auch nichts, wenn Sie sich noch mehr reinhängen. Fehlt Ihnen beispielsweise die Erfahrung mit bestimmten Aufgaben, ist eine Schulung hilfreicher als viele Überstunden. Oder fragen Sie bei Kleinigkeiten Ihre Kollegen. Der kurze Dienstweg führt oft am schnellsten zum Ziel. Verpassen Sie eine Deadline, weil der Kollege Ihnen wichtige Kennzahlen erst am letzten Tag liefert, fehlt es höchstwahrscheinlich an effektiver Kommunikation.

Effizient arbeiten – Tipp 10: Realistisch bleiben

Artikel wie dieser sind schnell gelesen. Doch die reine Lektüre löst Ihre Probleme nicht. Wenn Sie vorankommen und die Produktivität im Büro steigern möchten, müssen Sie die Theorie in der Praxis anwenden.

Damit Sie effizient arbeiten, dürfen Sie allerdings nicht zu viel auf einmal wollen. Das heisst: Verabschieden Sie sich zunächst nur von einigen der Zeitfresser. Suchen Sie sich aus den 10 Produktivitätstipps zwei oder drei aus. Blasen Sie zum Beispiel Ihre überflüssige Teilnahme an Meetings ab. Oder richten Sie sich feste Zeitfenster ein, in denen Sie E-Mails checken und bearbeiten. Versuchen Sie, diese Verhaltensweisen ein oder zwei Wochen konsequent im Alltag umzusetzen. Schon bald werden Sie merken, dass Sie produktiver arbeiten. Haben Sie darin Routine entwickelt, können Sie mit Ihrem nächsten Zeitfresser weitermachen – Schritt für Schritt. Nach ein paar Wochen gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeitszeit zurück.

Ihr Arbeitgeber konterkariert Ihre persönlichen Bemühungen, effizienter zu arbeiten? Zum Beispiel, weil er auf Anwesenheit bei weniger relevanten Meetings besteht? Das kann passieren, denn nicht jede Unternehmenskultur ist auf Effizienz ausgelegt. Möglicherweise passt ein anderer Arbeitgeber besser zu Ihrer Arbeitsweise.

Bildquelle: © adiruch na chiangmai - fotolia.com