E-Mail-Knigge: Diese E-Mail-Regeln sollten Sie beachten

Von Christina Holl 6. Februar 2019

Wussten Sie, dass die E-Mail das am weitesten verbreitete Kommunikationsmittel ist? Weltweit werden täglich über 281 Milliarden (!) Geschäfts-E-Mails verschickt. Bei dieser Masse kann es schon vorkommen, dass der Absender eine falsche Anrede benutzt oder sich Tippfehler einschleichen. Das wirkt allerdings unprofessionell. Deshalb stellen wir Ihnen hier unseren ganz persönlichen E-Mail-Knigge vor. 

Geschäfts-E-Mails in Massenproduktion

Wenn Sie im Büro arbeiten, dann bekommen Sie vermutlich zwischen 30 und 50 E-Mails pro Tag, an manchen Tagen sogar deutlich mehr. Das Marktforschungsunternehmen The Radicati Group schätzt, dass 2018 weltweit täglich über 281 Milliarden Geschäfts-E-Mails verschickt wurden. Was für eine riesige Zahl!

Bei dieser Masse an elektronischer Post verwundert es eigentlich nicht mehr, dass der ein oder andere Geschäftspartner den E-Mail-Knigge vernachlässigt. Hinzu kommt auch noch, dass immer mehr Arbeitnehmer über ihr Smartphone Nachrichten empfangen und versenden.

Das kleine Display, die digitale Tastatur und blindes Vertrauen in die Autokorrektur begünstigen Tippfehler. Auch Dateianhänge lassen sich oft nicht gut lesen. Das ist fatal, denn schlampige E-Mails färben auf das berufliche Image des Absenders ab.

E-Mail-Regeln in Unternehmen: Der Knigge greift auch bei den neuen Medien

Am meisten leiden Orthografie und Grammatik unter der Massenproduktion von E-Mails: Klein- und Grossschreibung werden konsequent ignoriert, Kommasetzung findet selten statt und Wörter werden gern nach Lust und Laune abgekürzt. Das erschwert nicht nur das Lesen, sondern vermittelt dem Empfänger der E-Mail, dass sich der Autor keinerlei Mühe gegeben hat.

Eigentlich komisch, versucht man doch ansonsten, die Knigge-Regeln fürs Büro optisch mit einem schicken Outfit sowie seriösem Auftreten am Telefon zu befolgen. Die Erkenntnis, dass dies einen professionellen Eindruck auf Geschäftspartner und Kollegen macht, hat sich ja bereits herumgesprochen. Warum gilt Ähnliches nicht für die geschäftliche E-Mail?

Auch bei elektronischer Post an Menschen, mit denen Sie bereits seit Jahren zusammenarbeiten und deshalb eher formlos in beruflichem Kontakt stehen, sollten Sie auf die Regeln des E-Mail-Knigge für geschäftliche Kommunikation achten.

Aktivieren Sie die Rechtschreibprüfung in Ihrem E-Mail-Programm. Doch überprüfen Sie die Hinweise und Änderungswünsche, denn auch diese Software funktioniert nicht immer perfekt.

Tempo, Tempo: Wie schnell sollte man auf eine E-Mail antworten?

Die Gretchenfrage der digitalen Kommunikation ist: Wie schnell sollten Sie E-Mails beantworten? Oder anders gefragt: Wie lange dürfen Sie E-Mails im Posteingang warten lassen, ohne unhöflich zu sein? Manche meinen, man müsse sofort antworten. Aber das stört meist den Arbeitsfluss.

Statt bei jeder eingehenden E-Mail den Posteingang zu öffnen, reservieren Sie sich daher lieber am Vor- und Nachmittag jeweils 30 Minuten, in denen Sie die eingegangenen E-Mails konzentriert prüfen. Trennen Sie zunächst die dringenden von den weniger dringenden Anfragen und entscheiden Sie dann, welche E-Mails Sie zuerst beantworten.

Im Sinne eines effizienten Zeitmanagements beantworten Sie E-Mails sofort, die keinerlei Recherche benötigen. Dauert die Bearbeitung länger, schicken Sie dem Empfänger einen kurzen Zwischenbericht, dass Sie sich um die Angelegenheit kümmern. Auf jeden Fall empfiehlt es sich, innerhalb von 24 Stunden zu antworten, nachdem die E-Mail im Posteingang eingetroffen ist.

Geschäftliche E-Mail verfassen: Keine zu grossen Dateien als Anhang

Was Sie vielleicht auch immer wieder bei einer E-Mail ärgert, sind sehr grosse Attachments mit mehr als 10 MB. Sie verstopfen den Posteingang und es dauert sehr lange, bis sich die Anhänge öffnen lassen.

Wenn Sie grössere Dateien verschicken müssen, klären Sie mit dem Empfänger vorher ab, bis zu welcher Grösse er E-Mail-Anhänge empfangen kann. Gegebenenfalls können Sie auch auf Cloud-Dienste wie Dropbox oder Google Drive ausweichen.

Gängige Dateiformate lassen sich besser öffnen

Benutzen Sie bei Anhängen in E-Mails ausserdem gängige Formate wie PDF, JPEG oder ZIP. Word-Dokumente sind manchmal notwendig, beispielsweise, wenn der Empfänger das Dokument weiterbearbeiten soll.

Ist das Word-Format nicht erforderlich, erstellen Sie ein PDF-Dokument. So ersparen Sie dem Empfänger eine unschön verzerrte Formatierung, die durch nicht kompatible Word-Versionen oder besondere Schriftarten zustande kommt. Entsprechende kostenlose PDF-Converter-Programme können Sie im Internet herunterladen. 

E-Mail-Knigge: Die 9 wertvollsten Regeln

  1. CC-Funktion: Überlegen Sie, wen Sie in Kopie einer E-Mail setzen. Benötigt der Empfänger in Kopie diese Information wirklich? Das hilft, den Posteingang Ihrer Empfänger nicht unnötig zu belasten, und spart wertvolle Zeit. (Kleine Übung: Schauen Sie doch mal nach, wie viele Ihrer E-Mails für Sie eigentlich gar nicht relevant sind.) 
     
  2. Betreffzeile: Der Kern Ihrer Anfrage sollte sich im Betreff widerspiegeln. So helfen Sie dem Empfänger, die Dringlichkeit der E-Mail auf einen Blick einzuschätzen und auch die E-Mail später wieder einfacher zu finden. Das wirkt professionell.
     
  3. Anrede: Eine der wichtigsten Regeln im E-Mail-Knigge: Achten Sie auf eine korrekte Anrede und eine höfliche Grussformel. Ist aus dem Namen nicht erkennbar, ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt, hilft ein Check auf Social-Media-Portalen oder auf der Kontaktseite der Unternehmenshomepage. Auch sollte am Ende einer E-Mail ein entsprechender Abschiedsgruss eingefügt werden.
     
  4. Inhalt: Kommen Sie kurz und knackig auf den Punkt. Lässt sich Ihr Anliegen nicht in kurze Worte fassen, sollten Sie ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch vorziehen. Handelt es sich bei Ihren E-Mails um Terminanfragen, heben Sie den Termin entweder durch die Schriftgrösse, Fettdruck oder farbig hervor.
     
  5. Bloss keine Emoticons: Verzichten Sie in geschäftlichen E-Mails unbedingt auf Smileys und Co. Emoticons wirken verspielt und unprofessionell. Feilen Sie lieber an Ihrem Text, bis er genau das aussagt, was Sie meinen.
     
  6. Verzichten Sie auf Abkürzungen: Benutzen Sie keine Abkürzungen oder internen Bezeichnungen, sofern diese nicht in Ihrem geschäftlichen Umfeld geläufig sind. Sie können nicht sicher sein, dass der Angeschriebene die von Ihnen verwendete Abkürzungen überhaupt entschlüsseln kann. Grussformeln wie VG für „Viele Grüsse“ wirken, als würden Sie sich nicht ausreichend Zeit für den Empfänger nehmen, um die Worte auszuschreiben. 
     
  7. Gegenlesen: Bei wichtigen oder kritischen Inhalten sollten Sie die E-Mail immer von einem Kollegen oder einer Vertrauensperson gegenlesen lassen. Oft kommt der Inhalt nämlich anders als beabsichtigt beim Empfänger der E-Mail an. Wägen Sie bei wichtigen Inhalten oder Informationen immer ab, ob die persönliche Kontaktaufnahme sinnvoller als eine E-Mail ist.
     
  8. Kontrolle: Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers (der Empfänger) immer erst am Schluss ein. So verhindern Sie, dass Sie zu früh oder versehentlich Ihre E-Mail versenden. Überprüfen Sie sorgfältig ein letztes Mal die Rechtschreibung, die Grussformeln samt Anrede sowie ob alle wichtigen Fakten im Text erwähnt werden, der Termin angegeben ist und ob die Dateien angehängt sind.
     
  9. Zeitpunkt: Generell sollten dringende Anfragen zuerst beantwortet werden. Es gibt allerdings eine ganz wichtige Ausnahme: Wenn Sie sich beim Lesen einer E-Mail ärgern, weil zum Beispiel ein Kollege oder der Chef Ihnen etwas – aus Ihrer Sicht ungerechtfertigt – vorwirft, dann gilt es zunächst, Ruhe zu bewahren. Wenn das nicht geht, schreiben Sie sich erst einmal Ihren Frust von der Seele. Verschicken Sie diese E-Mail aber auf keinen Fall! Speichern Sie sie als Entwurf ab oder löschen Sie sie am besten gleich. Dann schlafen Sie eine Nacht darüber und setzen am nächsten Tag eine entsprechende Antwort auf.

 

Zuletzt noch ein Hinweis für die Bewerbung per E-Mail: Mit Ihrer Online-Bewerbung vermitteln Sie einen ersten Eindruck bei Ihrem potenziellen neuen Arbeitgeber. Prüfen Sie daher vor dem Versand, ob Sie die oben genannten Regeln (insofern relevant) befolgt haben.

Haben Sie schon alle Ihre Bewerbungsunterlagen vorbereitet? Dann schauen Sie doch in unserer Jobbörse nach dem passenden Job.

 

Haben Sie weitere Tipps? Was gehört für Sie auf jeden Fall auch zu den Regeln des E-Mail-Knigge?

Bildquelle: © rawpixel - Unsplash.com

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